Assistant administratif
Suivre les dossiers, préparer les documents, classer les pièces et tenir à jour les tableaux de suivi.
PASSATION DE POSTE EN VALAIS
Préparez la relève,
poste par poste.
Votre collaborateur me montre comment il travaille. J’en fais un cours que son successeur peut suivre, avec les procédures, les gestes à l’écran et les décisions à connaître.
Adrien Pascual / Vex, Valais
PASSANCEDOSSIER MÉTIER
Prise de poste
Procédures · Séquences · Repères
EXPLORER LA PRESTATION
LES MÉTIERS CONCERNÉS
Des postes sur ordinateur.
Des pratiques à transmettre.
PASSANCE s’adresse d’abord aux fonctions administratives dont les tâches peuvent être montrées à l’écran et expliquées sous forme de procédures. Le périmètre est défini à partir du travail réel, pas uniquement de l’intitulé du poste.
Gestionnaire de commandes
Saisir une commande, vérifier les références, suivre les livraisons et mettre à jour les dossiers clients.
Gestionnaire de facturation
Préparer les factures, contrôler les pièces, suivre les règlements et organiser les relances.
Assistant comptable
Collecter et saisir les pièces, préparer les rapprochements et transmettre les éléments au responsable comptable.
Assistant RH
Organiser les arrivées, suivre les absences et préparer les dossiers administratifs, avec des données d’exemple ou masquées.
Assistant de planification
Mettre à jour les plannings, traiter les changements et suivre les informations dans les outils internes.
Votre poste combine bureau et terrain ?Nous retenons les tâches que le collaborateur peut montrer à l’écran et les décisions qu’il peut expliquer. Les gestes de terrain restent à transmettre sur place.
Votre métier ne figure pas dans cette liste ? Contactez-moi pour voir ensemble comment transmettre votre savoir-faire.
01 — L’ACCOMPAGNEMENT
Le savoir du poste est
dans les détails.
Dans un manuel, il est écrit « valider la commande ». La personne qui tient le poste sait aussi dans quel cas la mettre en attente et qui appeler.
Je m’appelle Adrien Pascual. Je travaille directement avec la personne qui connaît le poste pour documenter ces décisions. Vous gardez le même interlocuteur pour le devis, les enregistrements et la livraison du cours.
Mes coordonnées02 — DU SAVOIR AUX RESSOURCES
Un cours sur votre poste.
Construit à partir du travail réel.
Un dossier de transmission adapté
aux activités essentielles convenues ensemble.
À partir du questionnaire, des enregistrements et des précisions du salarié, je prépare un cours organisé par activité. Il rassemble les procédures illustrées, les séquences vidéo utiles et les points de vigilance pour aider le successeur à comprendre le poste. Vous retrouvez ci-dessous les trois formes que prend ce dossier.
03 — NOTRE MÉTHODOLOGIE CAPTURE
De votre demande au cours livré.
La méthode CAPTURE.
Sept étapes, de la description du poste
à la remise des supports à votre équipe.
Un interlocuteur unique vous accompagne du premier échange à la livraison. Vous décrivez le besoin, je prépare la collecte, j’enregistre les tâches convenues, puis j’analyse les informations pour construire votre cours.
La relecture métierVotre référent vérifie les termes utilisés, les exceptions et les validations avant que le cours soit remis au successeur.
04 — LA CAPTATION, CONCRÈTEMENT
Une tâche.
Une séquence.
Un support utile.
Je prépare les séquences à partir de vos réponses au questionnaire, puis j’enregistre les manipulations utiles lors d’une séance organisée avec le salarié. Le mode d’enregistrement et les outils utilisés sont convenus avec votre entreprise.
J’analyse ensuite les séquences pour construire le cours. Si le « pourquoi » d’une décision manque, je reviens vers vous avec des questions regroupées. Les situations particulières sont intégrées lorsqu’elles sont clarifiées.
Découvrir le cadre de confidentialité ↗Cet aperçu explique le protocole. Il n’enregistre pas votre écran.
05 — CONFIDENTIALITÉ
Transmettre l’essentiel.
Protéger le sensible.
Le savoir-faire utile peut être documenté sans exposer toutes les données qui l’entourent. Le périmètre de collecte, les accès et la conservation doivent être définis avant toute transmission de fichiers.
Notre cadre de confidentialité ↗Collecter uniquement ce qui est utile
Tâches et applications convenues, sans enregistrement caché ni surveillance continue.
Masquer avant de partager
Données d’exemple lorsque possible ; exclusion des mots de passe, identifiants et informations non nécessaires.
Cadrer le devenir des fichiers
Personnes autorisées, outils, durée de conservation et modalités de suppression à convenir par écrit.
06 — TARIF ET DÉLAIS
Un forfait pour
un poste.
Le premier échange permet de choisir les activités à transmettre et de convenir d’un prix avant le début du travail.
1 000 à 2 000 CHF / poste
Décrire le poste pour un devis
- Ce qui est compris
- Le questionnaire, la séance d’enregistrement convenue, l’analyse et le cours de prise de poste. Le devis détaille les procédures, les extraits vidéo et la relecture prévus.
- Le temps à prévoir
- Nous fixons la durée de la séance avec le salarié et la date de livraison selon les tâches retenues. Je distingue le temps de votre équipe de mon travail de préparation et d’analyse.
- Comment vous êtes facturé
- Le devis précise le montant total et les modalités de paiement. Si vous souhaitez ajouter une procédure en cours de mission, je vous présente son coût et son délai pour accord.
07 — EN PRATIQUE
Les bonnes questions,
dès le départ.
À quelles entreprises s’adresse PASSANCE ? +
La prestation concerne d’abord les assistants administratifs, gestionnaires de commandes ou de facturation, assistants comptables, assistants RH et fonctions de planification. Les activités retenues doivent pouvoir être montrées sur ordinateur et expliquées. Le premier échange permet de vérifier l’adéquation du poste.
Faut-il filmer toute la journée ? +
Non. Je prépare les tâches à enregistrer à partir du questionnaire, puis j’organise une séance ciblée avec le salarié. L’enregistrement commence et s’arrête explicitement. Les points manquants font ensuite l’objet de questions complémentaires, si nécessaire.
Le service remplace-t-il la passation humaine ? +
Les ressources préparent et accompagnent la passation. Les échanges avec l’équipe restent essentiels pour expliquer les décisions, vérifier la compréhension et traiter les cas particuliers.
Que préparer pour le premier échange ? +
L’intitulé du poste, deux ou trois tâches représentatives et la date de passation envisagée suffisent. Gardez les pièces internes et les accès aux logiciels dans votre entreprise.
VOTRE PROJET
Parlons du poste
à transmettre.
Décrivez le poste et votre échéance. Je vous répondrai personnellement pour préciser les tâches à couvrir et les supports à préparer.
Préparer ma demande Contacter Adrien directement ↓